Începând cu data de 18.03.2018 a intrat în vigoare Legea nr. 176/2018 privind internshipul, de la acest moment existând un cadru legal propriu pentru astfel de programe organizate de către entități private sau publice. În acest fel se răspunde unor nevoi atât ale mediului de afaceri, cât și ale tinerilor care doresc și o pregătire practică concretă. Prezentul material conține o serie de informații care vă pot ajuta să vă formați o idee mai bună despre regulile legale aplicabile general cu privire la programele de internship, cu mențiunea importantă că speța fiecăruia are particularitățile sale și că doar o analiză de caz vă poate oferi o soluție croită nevoilor și intereselor dvs. particulare.
A. Contractul de internship este diferit de contractul individual de muncă.
Deși o serie de reguli, proceduri, drepturi și obligații reglementate de Legea nr. 176/2018 sunt similare celor specifice Codului muncii, între organizația-gazdă și intern nu se încheie un contract individual de muncă, ci un contract de internship guvernat de reguli diferite. Mai mult, conform art. 5 alin. (5) din Legea nr. 176/2018 „Încheierea unui contract de internship în scopul de a evita încheierea unui contract individual de muncă pentru efectuarea activităţii respective este interzisă, sub sancţiunea nulităţii absolute.”
B. Domeniul de aplicare. Interdicții și limitări.
Nu există limitări exprese privind tipul entităţilor private care pot avea calitatea de organizaţie -gazdă (S.R.L., S.A. etc.) sau domeniul de activitate al acestora. Organizaţia-gazdă poate încheia în mod simultan contracte de internship pentru un număr de interni care nu poate fi mai mare de 5% din numărul total al salariaţilor, iar acele organizaţii-gazdă care au încadraţi cel mult 20 salariaţi pot încheia simultan cel mult două contracte de internship. De asemenea, nu se permite acestora să folosească internul la desfăşurarea unor activităţi aferente unor ocupaţii din Grupa majoră 9 – Muncitori necalificaţi, conform Clasificării ocupaţiilor din România (COR) şi/sau în activităţi în condiţii grele sau vătămătoare pentru intern
Poate fi intern orice persoană fizică care are 16 ani împliniţi. Prin excepţie, contractele de internship pot fi încheiate şi de persoane care au împlinit vârsta de 15 ani, numai cu acordul părinţilor sau al reprezentanţilor legali.
Există o serie de interdicţii şi limitări privind încheierea contractului de internship. Astfel, nu se poate încheia o astfel de convenţie în următoarele situaţii:
- Între organizaţia – gazdă şi intern a fost încheiat anterior un alt contract de internship – se permite existenţa unui singur astfel de contract între aceleaşi părţi. Prin derogare de la această limitare, între intern şi o organizaţie-gazdă se pot încheia mai multe contracte de internship, cu condiţia ca acestea să fie pentru programe de internship diferite, iar durata cumulată a acestora să nu fie mai mare de 6 luni.
- Între organizaţia – gazdă şi persoana fizică au mai existat raporturi de muncă sau de serviciu – cu alte cuvinte, nu va putea fi intern un fost angajat.
- Între persoana fizică şi organizaţia – gazdă la care calitatea de administrator/asociat este deţinută de una sau mai multe persoane fizice sau juridice care au calitatea de administrator/asociat faţă de alţi angajatori/organizaţii-gazdă cu care persoanele au mai fost în raporturi de muncă sau de serviciu.
- Dacă organizaţiei – gazdă i-a fost aplicată sacţiunea interzicerii încheierii de astfel de contracte. Aceasta se aplică pentru o perioadă de 3 ani în situaţia în care se încheie un contract de internship în scopul de a evita încheierea unui contract individual de muncă pentru efectuarea activităţii respective.
C. Forma și conținutul contractului de internship.
Contractul de internship se încheie în mod obligatoriu în scris şi în limba română, cel târziu în ziua anterioară începerii programului de internship. Obligaţia de încheiere a contractului de internship în formă scrisă revine organizaţiei – gazdă. Aceasta are şi obligaţia completării şi transmiterii datelor şi informaţiilor din contractul de internship, cel târziu în ultima zi lucrătoare anterioară începerii activităţii în cadrul programului de internship, în registrul de evidenţă a contractelor de internship, înfiinţat de agenţia judeţeană pentru ocuparea forţei de muncă sau a municipiului Bucureşti, în a cărei rază teritorială aceasta îşi desfăşoară activitatea, ţinut în formă electronică.
Conținutul minim al clauzelor convenției este stabilit de către Legea nr. 176/2018, iar alături de contract de internship se va întocmi și o fișă de internship care prezintă în detaliu activitatea specifică pe care trebuie să o îndeplinească un intern în cadrul organizaţiei-gazdă. Asemenea Codului muncii, Legea nr. 176/2018 interzice, sub sancțiunea amenzii contravenționale, menționarea unor clauze contrare celor prevăzute în legislație. Astfel se dovedește importantă redactarea în mod detaliat a contractului și conținutului fișei de internship.
D. Durata programului, contractului de internship și a timpul de muncă.
Programele de internship se pot organiza oricând în decursul unei perioade neîntrerupte de 12 luni, iar durata unui program de internship este de maximum 720 de ore pe parcursul a 6 luni consecutive. Perioada în care internul a desfăşurat activitatea în baza contractului de internship se consideră vechime în muncă, şi, după caz, vechime în specialitate, în funcţie de tipul activităţii. Durata maximă a contractului de internship este de 6 luni, fără posibilitatea prelungirii.
Durata timpului de muncă pentru un intern este de maximum 40 de ore pe săptămână. În situaţia internilor cu vârsta sub 18 ani, durata timpului de muncă este de maximum 30 de ore pe săptămână, dar nu mai mult de 6 ore pe zi. Art. 8 alin. (6) din Legea nr. 176/2018 interzice efectuarea de ore suplimentare. Asemenea angajatorului, organizaţia – gazdă are obligaţia de a ţine evidenţa timpului în care internul îşi desfăşoară activitatea specifică din cadrul programului de internship, precum şi obligaţia de a prezenta această situaţie organelor de control ori de câte ori este solicitat acest lucru.
E. Remunerația.
Organizația – gazdă este datoare să asigure o remunerare a internului, iar cuantumul indemnizaţiei pentru internship trebuie să fie egal cu cel puţin 50% din salariul de bază minim brut pe ţară garantat în plată şi se acordă proporţional cu numărul de ore de activitate desfăşurată. În acest context evidențiem că ulterior adoptării Legii nr. 176/2018, începând cu 2019 s-a optat pentru stabilirea diferențiată a salariul de bază minim brut pe ţară garantat în plată. Această indemnizație este supusă normelor fiscale privind impozitul de venit, inclusiv în privința regulilor de impunere – conform art. 2 lit. k) din Legea nr. 176/2018 indemnizația este supusă prevederilor art. 61 lit. b) şi art. 76 alin. (2) lit. s) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare.
F. Desfășurarea internship-ului, executarea, suspendarea și încetarea contractului. Obligații specifice ale părților.
Activitatea internului se va desfășura sub coordonarea și supravegherea unui îndrumător. Poate fi îndrumător o persoană desemnată de către organizația – gazdă dintre salariaţii calificaţi, cu o experienţă de cel puţin un an în domeniul de activitate în care urmează să se desfăşoare programul de internship. Sarciniile și atribuțiile de îndrumător se menționeză în fișa postului persoanei desemnate. Un îndrumător poate asigura formarea, în același timp, a cel mult 3 interni.
Evaluarea activităţii internului se realizează pe baza unui referat de evaluare, întocmit de îndrumător în termen de 5 zile lucrătoare de la finalizarea programului de internship, care va cuprinde descrierea activităţilor desfăşurate de intern și modul de îndeplinire al acestora. Internul nemulţumit de rezultatul evaluării poate contesta, la şeful ierarhic superior al îndrumătorului sau la coordonatorul programelor de internship, după caz, calificativul obţinut în urma procesului de evaluare, în termen de 5 zile lucrătoare de la data luării la cunoştinţă.
În termen de 5 zile de la comunicarea referatului de evaluare final, organizaţia-gazdă are obligaţia de a elibera internului un certificat de internship care să ateste: activitatea desfășurată, perioada în care a fost desfășurată, calificativul obținut și abilităţile/competenţele dobândite în urma internshipului.
Pe durata executării contractului de internship, internul are obligația să respecte, altături de cele stipulate în convenție și fișă, prevederile regulamentelor interne, normele de securitate şi sănătate în muncă, precum şi normele pentru situaţii de urgenţă. Corelativ, organizația – gazdă este datoare să asigure pe parcursul desfăşurării programului de internship condiţiile de securitate şi sănătate în muncă prevăzute în Legea securităţii şi sănătăţii în muncă nr. 319/2006, cu modificările ulterioare..
În situaţia în care constată încălcarea regulamentelor interne şi/sau a contractului de internship, organizaţia-gazdă are dreptul, după efectuarea unei cercetări interne, să aplice internului următoarele sancţiuni: avertisment scris; reducerea indemnizaţiei pe o durată de maximum două luni, cu 5-10% sau rezilierea contractului de internship. Spre deosebire de procedura sancționării disciplinare conform Codului muncii, în domeniul de față nu există reguli atât de clare privind pașii procedurali de urmat.
Contractul de internship se suspendă dacă internul se află în concediu pentru incapacitate temporară de muncă, perioadă care nu se ia în calcul la durata programului de internship. Dacă durata cumulată a suspendărilor este mai mare decât 1/3 din perioada programului de internship prevăzută în contractul de internship, acesta încetează de drept, fără a fi afectat dreptul organizaţiei-gazdă de a încheia un nou contract de internship pe perioada rămasă din programul respectiv sau de a încheia un nou contract de internship cu internul respectiv.
Contractul de internship încetează: a) la expirarea termenului stabilit în contract; b) de comun acord; c) când organizaţia-gazdă îşi încetează activitatea; d) prin reziliere (în anumite condiții specifice); e) prin încheierea unui contract individual de muncă între părţi; f)prin denunţarea unilaterală de către oricare dintre părţi, în situaţii justificate, pe baza unei notificări prealabile transmise cu cel puţin 15 zile înainte de data propusă pentru încetare.
G. Beneficii pentru organizația – gazdă.
La încetarea contractului de internship, părţile pot conveni ca activitatea să continue prin încheierea unui contract individual de muncă. Organizaţiile – gazdă care, în termen de 60 de zile de la finalizarea programului de internship, încheie un contract individual de muncă cu persoana care a desfăşurat programul de internship primesc, la cerere, din bugetul asigurărilor pentru şomaj, o primă de promovare a angajării în cuantum de 4.586 de lei pentru fiecare persoană astfel angajată, după îndeplinirea obligaţiei de menţinere a raporturilor de muncă pentru o perioadă neîntreruptă de cel puţin 24 de luni. Acordarea primei de promovare a angajării se realizează în limita fondurilor alocate cu această destinaţie.
Av. Septimiu Oprea, CĂRĂBAŞ, LUNGU – Societate Civilă de Avocaţi